قالب Excel مجاني للعيادة: سجل المرضى والمواعيد والمدفوعات

هذا قالب Excel مجاني للعيادة يجمع سجل المرضى والمواعيد والمدفوعات في ملف واحد، وهو بديل بسيط عن الدفتر الورقي وعن جداول Excel المتفرقة، ويصلح لعيادة طب عام أو عيادة أسنان. نزّل قالب Excel لسجل المرضى والمواعيد والمدفوعات (XLSX، 10 كيلوبايت) وابدأ به اليوم. وأعمدة ورقة المرضى فيه تطابق أداة الاستيراد في كلينك تك، فإذا انتقلت إليه لاحقًا نقلت بيانات مرضاك دون إعادة كتابتها.

ما الذي يحتويه القالب

في الملف ثلاث أوراق، وفي كل ورقة ثلاثة صفوف تجريبية يبدأ فيها اسم المريض بكلمة «مثال». صف العناوين مثبّت أعلى كل ورقة فلا يختفي حين تنزل في الورقة، والملف خالٍ من المعادلات ووحدات الماكرو.

رقم الملف هو الرابط بين الأوراق الثلاث: تكتبه مرة واحدة في ورقة المرضى، ثم تستخدمه في كل موعد وكل دفعة. وعمود «الحالة» في ورقة المواعيد يقبل واحدة من خمس كلمات: «محجوز» و«مؤكد» و«حضر» و«لم يحضر» و«ملغى». وحين يكتب الفريق الكلمات نفسها، تستطيع تصفية الورقة في آخر الشهر وعدّ مواعيد الغياب في ثوانٍ.

كيف تملأ سجل المرضى دون تكرار

• مريض واحد في صف واحد: ابحث برقم الهاتف قبل إضافة أي مريض، فإن وجدته فاستخدم رقم ملفه.
• صيغة واحدة للهاتف: اكتب الرقم كاملًا مع رمز الدولة مسبوقًا بعلامة +، كما في الأمثلة. عمود الهاتف بتنسيق «نص» حتى لا يحذف Excel العلامة أو الصفر الأول، وعند الاستيراد يحلّ رمز الدولة +962 محلّ الصفر الأول في كل رقم يبدأ بصفر.
• صيغة واحدة للتاريخ: اكتب تاريخ الميلاد بترتيب سنة-شهر-يوم، مثل 1990-05-12، فلا يختلط اليوم بالشهر.
• الجنس في كل صف: اكتب «ذكر» أو «أنثى». يحتاج الاستيراد إلى الاسم والهاتف والجنس لكل مريض، وبقية الأعمدة اختيارية.
• الرقم الوطني من 10 أرقام أو فارغ: يتخطى الاستيراد الصف الذي فيه رقم وطني بطول مختلف، فاتركه فارغًا إن كانت أرقام الهوية التي تستخدمها بصيغة أخرى.
• لا تبدأ أي خلية بالعلامات = أو + أو - أو @ إلا خلية الهاتف، لأن الاستيراد يتخطى أي صف تبدأ فيه خلية بإحداها، حمايةً من المعادلات.

ويتعرّف كلينك تك عند الاستيراد على المريض الموجود لديه إذا تطابق معه الهاتف، أو الرقم الوطني، أو الاسم وتاريخ الميلاد معًا، فيتخطى الصف ولا ينشئ ملفًا ثانيًا. فإذا كان فردان من عائلة واحدة يتشاركان هاتفًا، فراجع قائمة الصفوف المتخطّاة بعد الاستيراد، وأضف يدويًا من لم يُستورد منهم.

متى يصبح Excel عبئًا على العيادة

يكفي ملف Excel عيادةً فيها طبيب واحد وموظف استقبال واحد. وحين ترى أيًّا من هذه العلامات، فقد حان وقت الانتقال إلى برنامج:

• يعدّل الملف أكثر من شخص في الوقت نفسه، فتظهر نسخ متضاربة أو يُحجز الموعد نفسه مرتين.
• يقضي موظف الاستقبال وقتًا كل يوم في الاتصال بالمرضى لتأكيد مواعيد الغد.
• يحتاج الطبيب في غرفة الكشف إلى زيارات المريض السابقة ووصفاته، ولا يحفظها الملف.
• تحسب يدويًا في آخر كل شهر المبالغ غير المحصّلة ونسبة الغياب.
• الملف على جهاز واحد، ولا نسخة احتياطية حديثة له في مكان آخر.

وللتفاصيل اقرأ المقارنة بين Excel ونظام العيادة السحابي.

انقل سجل المرضى إلى كلينك تك

حين تقرر الانتقال، تنقل ورقة المرضى كما هي:

1. احذف الصفوف التجريبية الثلاثة.
2. افتح ورقة «المرضى»، ثم اختر من قائمة «ملف» الأمر «حفظ باسم» وصيغة CSV UTF-8. تحفظ هذه الصيغة الورقة المفتوحة وحدها، والاستيراد لا يقبل إلا ملفًا فيه ورقة المرضى وحدها. وفي Google Sheets اختر «ملف» ثم «تنزيل» ثم CSV.
3. افتح صفحة المرضى في كلينك تك، واضغط «استيراد ملف»، ثم ارفع الملف.
4. يطابق كلينك تك الأعمدة تلقائيًا حسب عناوينها. راجع المطابقة واضغط «معاينة قبل الاستيراد» لترى عدد المرضى الذين سيُستوردون، والصفوف التي ستُتخطّى وسبب كل منها.
5. اضغط «بدء الاستيراد». وإن تخطّى الاستيراد بعض الصفوف فنزّلها وصحّحها، ثم ارفعها مرة أخرى.

يعطي كلينك تك كل مريض مستورد رقم ملف جديدًا ويتجاهل عمود «رقم الملف»، فإذا أردت الاحتفاظ برقم الملف القديم فانسخه إلى عمود الملاحظات قبل الحفظ. وينشئ لكل مريض تستورده سجلًا في الملف الطبي الإلكتروني للعيادات تجتمع فيه زياراته ووصفاته ومرفقاته.

أما ورقتا المواعيد والمدفوعات فتبقيان سجلًا لعيادتك. أدخل المواعيد القادمة في جدول مواعيد العيادة في كلينك تك، فيتلقى كل مريض لم يوقف رسائل واتساب تذكيرًا قبل موعده بيوم، فيه أزرار للتأكيد أو الإلغاء أو إعادة الجدولة.

تنزيل القالب

تنزيل قالب Excel للعيادة بالعربية (XLSX، 10 كيلوبايت). أوراق الملف مضبوطة من اليمين إلى اليسار، ويفتح في Excel وفي Google Sheets. وإن أردت أن ترى البرنامج نفسه قبل الانتقال، فراجع أسعار كلينك تك وتجربته المجانية.