رسائل تذكير بمواعيد عيادة الأسنان: نموذج جاهز لكل نوع زيارة

تنجح رسائل التذكير بمواعيد عيادة الأسنان حين تكون قصيرة وتطلب من المريض أمرًا واحدًا. في هذا الدليل نموذج جاهز لكل نوع زيارة في عيادة الأسنان: انسخه، وغيّر ما بين القوسين المربعين، وأرسله من رقم واتساب العيادة.

والتذكير يستحق هذا الجهد. خلصت مراجعة منهجية نشرتها Cochrane عام 2013 إلى أن رسائل التذكير النصية ترفع نسبة الحضور مقارنةً بعدم التذكير، وأن أثرها يماثل أثر الاتصال الهاتفي، وأن تكلفتها لكل موعد حضره المريض أقل من تكلفة الاتصال في الدراستين اللتين قاستا التكلفة (مراجعة Cochrane لرسائل التذكير بالمواعيد).

في كل رسالة اسم المريض واسم العيادة وطلب واحد واضح، وفي رسائل التذكير اليوم والتاريخ والساعة أيضًا. أما التعليمات العلاجية فيكتبها طبيب الأسنان المعالج لكل مريض، والرسائل هنا تنظيمية فقط.

رسالة تأكيد الحجز الأول

أرسلها فور الحجز. المريض الجديد لا يعرف مكان العيادة ولا ما يحضره معه، والرسالة تجيبه عن الأمرين.

مرحبًا [اسم المريض]، موعدك الأول في [اسم العيادة] محجوز يوم [اليوم] [التاريخ] الساعة [الوقت] مع د. [اسم الطبيب]. موقع العيادة: [رابط الخريطة]. نرجو إحضار بطاقة التأمين إن وُجدت، وأي صور أشعة سابقة لأسنانك. ولتغيير الموعد يكفي الرد على هذه الرسالة.

تذكير قبل جلسة طويلة لتقويم الأسنان أو زراعتها

تشغل الجلسة الطويلة الكرسي ساعة أو أكثر، والغياب عنها يترك فراغًا يصعب ملؤه في اليوم نفسه. أرسل التذكير قبل الموعد بيوم، واذكر مدة الجلسة، واطلب ردًّا صريحًا.

مرحبًا [اسم المريض]، نذكّرك بجلستك في [اسم العيادة] غدًا [اليوم] الساعة [الوقت]، ومدتها نحو [المدة]. خصصنا لك هذا الوقت كاملًا، فإن تعذّر حضورك فنرجو إبلاغنا اليوم لنعطيه مريضًا ينتظر. للتأكيد يكفي الرد بالرقم 1، ولتغيير الموعد بالرقم 2.

ويفيد العربون أيضًا في الجلسات الطويلة، وتجد طريقة تطبيقه في دليل عربون الحجز لتقليل إلغاء المواعيد.

تذكير موعد الفحص الدوري

لا تكتب «كل ستة أشهر» في رسائل جميع المرضى. يوصي المعهد الوطني البريطاني للصحة والتميّز في الرعاية (NICE) بأن يحدد طبيب الأسنان الفترة بين الفحوص لكل مريض حسب حالته: ثلاثة أشهر على الأقل، وحتى 12 شهرًا لمن هم دون 18 عامًا، وحتى 24 شهرًا للبالغين (إرشادات NICE لفترات فحص الأسنان). لذلك تذكر الرسالة الموعد الذي حدده الطبيب نفسه.

مرحبًا [اسم المريض]، حان موعد فحص أسنانك الدوري الذي حدده لك د. [اسم الطبيب] بعد زيارتك في [شهر الزيارة الأخيرة]. يمكنك اختيار الوقت المناسب لك من هذا الرابط: [رابط الحجز]، أو الرد على هذه الرسالة لنحجز لك موعدًا.

أرسلها في أول الشهر الذي يحين فيه الفحص. فإن لم يردّ المريض فذكّره مرة واحدة بعد أسبوع، ثم توقف حتى لا تتحول الرسائل إلى إزعاج.

رسالة بعد القلع

أرسلها مساء يوم القلع. غايتها أن يعرف المريض أين يجد تعليمات العناية وبمن يتصل، وتبقى التعليمات نفسها كما كتبها الطبيب.

مرحبًا [اسم المريض]، نتمنى لك السلامة بعد زيارتك [اسم العيادة] اليوم. تعليمات العناية التي أعطاك إياها د. [اسم الطبيب] موجودة في الورقة التي استلمتها [أو: في هذا الرابط]. وإن كان لديك سؤال أو شيء يقلقك، فيسعدنا اتصالك على [رقم العيادة].

إعادة جدولة موعد فائت دون إحراج المريض

أرسلها في يوم الموعد نفسه بعد انتهاء وقته. تخلو الرسالة من اللوم وتعرض على المريض موعدين متاحين، فيكفيه أن يختار أحدهما.

مرحبًا [اسم المريض]، افتقدناك اليوم في موعدك الساعة [الوقت]، ونرجو أن يكون كل شيء على ما يرام. هل نحجز لك موعدًا جديدًا؟ أقرب الأوقات المتاحة: [الوقت الأول] أو [الوقت الثاني].

وإذا تكرر غياب المريض نفسه، فاتفق مع فريقك على قاعدة واحدة يطبقها الجميع. هذا نموذج سياسة الغياب والإلغاء في العيادة جاهز للتعديل.

متى ترسل كل رسالة

ولاختيار الساعة المناسبة اقرأ أفضل وقت لإرسال تذكيرات المواعيد.

وإذا كانت عيادتك تعمل على كلينك تك، فإنه يرسل عبر واتساب رسالة تأكيد عند الحجز، ثم تذكيرًا قبل الموعد بيوم، فيه أزرار للتأكيد أو الإلغاء أو إعادة الجدولة. ويظهر ردّ المريض في الجدول مباشرة. تعرّف على تذكير المرضى بالمواعيد عبر واتساب وعلى برنامج عيادة أسنان من كلينك تك، وأرسل بقية رسائل هذا الدليل من رقم العيادة. وتجد ما تشمله الباقة في صفحة أسعار كلينك تك وتجربته المجانية.